Anuncios

El módulo de Anuncios sirve para publicar comunicados internos de la academia: se dirigen a alumnos, tutores, profesores o a un grupo concreto, se ven en el panel de sus destinatarios y además les llegan por correo y por la campana de avisos. Todo anuncio tiene una fecha de publicación y una fecha de caducidad.

También se conoce como: tablón, comunicados, avisos, circulares, notas informativas.

Dónde está el módulo de Anuncios

Academia › Anuncios

Es la única pantalla de anuncios del panel, y la misma para todos: quien los gestiona, quien los publica para sus grupos y quien solo los recibe. Lo que cambia es qué anuncios aparecen en la lista y qué se puede hacer con ellos.

Quién puede usar el módulo de Anuncios

Administrador de la cuenta: ve todos los anuncios de la sede activa y puede crearlos, publicarlos, editarlos y eliminarlos.
Empleados: los que tengan concedido el módulo «Anuncios» en su perfil, con las mismas capacidades. El perfil Gerente lo trae; los perfiles Coordinador y Recepcionista no.
Profesores: sin ese módulo ven los anuncios que reciben más los suyos, pueden crear anuncios dirigidos a sus propios grupos y borrar solo los que hayan publicado ellos. No pueden editar ni borrar los de otros.
Alumnos y tutores: ven en solo lectura los anuncios publicados que les corresponden. No crean, ni editan, ni borran. El tutor solo entra si el portal del tutor está activado en la cuenta.

Datos de un anuncio

Campo	Qué es	Obligatorio
Academia	Sede que publica el anuncio. Si tienes una sede elegida en la barra superior, se toma esa y el campo no se pide.	Sí
Publicar en	Fecha y hora en que el anuncio se hace visible. Se puede dejar vacía para guardarlo como borrador.	No
Caduca el	Fecha y hora a partir de la cual el anuncio deja de verse en los portales. Por defecto, 30 días. No puede ser anterior a la de publicación.	Sí
Tipo de destinatario	A quién va dirigido. Se pueden combinar varios.	Sí
Título	Encabezado del anuncio. Hasta 200 caracteres.	Sí
Cuerpo del mensaje	Texto del comunicado, con editor de texto enriquecido. Hasta 2.000 caracteres de texto visible.	Sí

Estados de un anuncio

Estado	Qué significa	Cómo se llega a él
Borrador	Nadie lo ve y no se ha avisado a nadie.	Se guarda sin rellenar «Publicar en».
Programado	Tiene fecha de publicación, pero todavía no ha llegado.	Se guarda con una fecha de «Publicar en» futura.
Publicado	Visible en el panel de sus destinatarios.	Llega su fecha de publicación, o se usa «Publicar ahora».
Caducado	Deja de verse en los portales, pero sigue en la lista de gestión, marcado en rojo.	Pasa su fecha de «Caduca el».

Quién recibe un anuncio

En Tipo de destinatario se combinan cohortes enteras y grupos concretos:

Todos: los alumnos, los tutores y los profesores de la sede.
Alumnos: los alumnos de la sede.
Tutores / Familiares: los tutores de los alumnos de la sede.
Profesores: los profesores dados de alta y en activo en la sede.
Y, por separado, cada grupo de la sede: solo los alumnos matriculados en él y sus tutores.

Quién pertenece a una sede se decide por las matrículas activas del alumno, no por la sede que figura en su ficha: un alumno con ficha en una sede pero matriculado en un grupo de otra recibe los anuncios de la segunda.

Un profesor solo puede dirigir sus anuncios a sus propios grupos, y la sede se deduce del grupo que elija.

Crear un anuncio

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Anuncios» concedido. Quién no: los alumnos y los tutores. Los profesores tienen su propio formulario, más corto. Dónde: Academia › Anuncios → botón «Crear Anuncio».

Pulsa «Crear Anuncio».
Rellena Publicar en si quieres que salga ya o en una fecha concreta. Déjalo vacío para guardarlo como borrador.
Revisa Caduca el: viene relleno con 30 días por defecto.
Elige el Tipo de destinatario. Puedes combinar cohortes y grupos.
Escribe el Título y el Cuerpo del mensaje.
Pulsa «Crear».

Resultado: si la fecha de publicación ya ha llegado, el anuncio se hace visible y sale el aviso a sus destinatarios. Si es futura, queda Programado y el aviso sale cuando llegue el día.

También se dice: publicar un comunicado, poner un aviso en el tablón, mandar una circular.

Crear un anuncio siendo profesor

Quién puede: los profesores, aunque no tengan el módulo «Anuncios» concedido. Quién no: los alumnos y los tutores. Dónde: Academia › Anuncios → botón «Crear Anuncio».

Pulsa «Crear Anuncio».
Elige uno o varios Grupos destinatarios. Solo salen los grupos que tienes a tu cargo.
Revisa Publicar en: viene con la fecha y hora actuales, y se puede adelantar a una fecha futura para programarlo. Aquí es obligatorio.
Revisa Caduca el: 30 días por defecto, también obligatorio.
Escribe el Título y el Cuerpo del mensaje.
Pulsa «Crear».

Resultado: el anuncio se publica para los alumnos de esos grupos. La sede se deduce del grupo elegido y no hay que indicarla.

Qué no se puede hacer desde aquí: dirigir el anuncio a una cohorte entera, ni guardarlo como borrador sin fecha.

También se dice: avisar a mi grupo, poner una nota a mis alumnos.

Publicar ahora un anuncio en borrador

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Anuncios» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Academia › Anuncios → el anuncio → menú (⋮) → «Publicar ahora».

Localiza el anuncio en borrador. En la columna Publicado pone «Borrador».
Abre su menú (⋮) y pulsa «Publicar ahora».

Resultado: el anuncio se publica en ese instante y sale el aviso a sus destinatarios. Si su fecha de caducidad ya había pasado, se le estrena una ventana nueva de 30 días para que no nazca caducado.

Qué no se puede hacer: la acción solo aparece en los anuncios que todavía están en borrador.

También se dice: sacar el anuncio, publicarlo ya, activarlo.

Editar un anuncio

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Anuncios» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores, ni siquiera en sus propios anuncios. Dónde: Academia › Anuncios → el anuncio → menú (⋮) → «Editar».

Cambia lo que necesites: fechas, destinatarios, título o cuerpo.
Pulsa «Guardar cambios».

Qué no se puede cambiar: ningún campo queda bloqueado, pero la fecha de caducidad nunca puede quedar antes que la de publicación.

Cuidado con las fechas: despublicar un anuncio —vaciar «Publicar en»— o moverlo a una fecha futura hace que, cuando vuelva a publicarse, se avise otra vez a sus destinatarios.

También se dice: modificar, corregir, reprogramar un anuncio.

Eliminar un anuncio

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Anuncios» concedido. Un profesor puede borrar los anuncios que haya publicado él. Quién no: los alumnos y los tutores. Dónde: Academia › Anuncios → el anuncio → «Borrar». El personal de gestión puede además marcar varios con las casillas de la izquierda y usar «Borrar seleccionados»; la tabla del profesor no tiene esas casillas. ¿Se puede deshacer?: no desde el panel. El anuncio se archiva en lugar de destruirse, pero no hay ninguna pantalla para recuperarlo. Alternativa: si solo quieres que deje de verse, adelanta su fecha de Caduca el; así se conserva en la lista de gestión.

Pulsa «Borrar».
Confirma.

Qué se pierde y qué se conserva: el anuncio desaparece de la lista y de los portales. Los correos ya enviados y los avisos de campana ya recibidos no se retiran.

También se dice: borrar, quitar un anuncio del tablón.

El aviso por correo y por la campana

Al publicarse, el anuncio avisa a sus destinatarios por dos vías a la vez: un correo electrónico y una notificación de campana que lleva directamente al anuncio.

El aviso sale una sola vez por publicación:

Si el anuncio se guarda ya publicado, sale en ese momento.
Si se programa para una fecha futura, sale cuando llega esa fecha, no al guardarlo.
Si se despublica y se vuelve a publicar, se avisa de nuevo: cuenta como una publicación distinta.

Cuando una misma dirección de correo sirve a varias cuentas de la familia —la del tutor y la de sus hijos—, solo se manda una copia a ese buzón. La campana sí llega a cada cuenta por separado.

El texto del correo de anuncio

El asunto y el cuerpo del correo que reciben los destinatarios se redactan por sede en Empresa › Plantillas de correo.

Un anuncio va a muchas personas a la vez, así que las variables de alumno y de tutor se rellenan con los datos de cada destinatario: cada uno recibe el correo con su nombre, no con el del primero de la lista. A quien no tenga ficha de alumno ni de tutor —un profesor, por ejemplo— esas variables le llegan vacías.

El correo lleva además un extracto del cuerpo del anuncio en texto plano.

Dónde ve cada uno los anuncios que recibe

Alumnos: en su portal y en Academia › Anuncios.
Tutores: en su portal y en Academia › Anuncios, si el portal del tutor está activado en la cuenta.
Profesores: en Academia › Anuncios y en la parte superior de su pantalla de horario.

En todos los casos solo se ven los anuncios publicados y no caducados que les corresponden. El profesor ve además los suyos propios, incluidos los programados y los caducados, marcados como tales.

Qué no se puede hacer en el módulo de Anuncios

Dejar un anuncio visible para siempre: la fecha de caducidad es obligatoria; ningún anuncio es perpetuo.
Recuperar un anuncio eliminado: el panel no tiene papelera ni pantalla de restauración.
Dirigir un anuncio por asignatura: los destinatarios son cohortes de la sede o grupos concretos.
Editar el anuncio de otra persona siendo profesor: un profesor solo borra los suyos, y no edita ninguno.
Avisar por correo a los tutores de un anuncio de grupo publicado por un profesor: ese aviso sale solo cuando lo publica el personal de gestión. El tutor sí lo ve en su portal.
Elegir por qué vía avisar: el correo y la campana van siempre juntos.

Problemas frecuentes con los anuncios

«He programado un anuncio para la semana que viene y quiero saber si ya se ha avisado»

Por qué pasa. Un anuncio programado no avisa a nadie al guardarlo: el correo y la campana salen el día y la hora que hayas puesto en «Publicar en».

Cómo se arregla. Si lo necesitas ya, abre su menú (⋮) y usa «Publicar ahora». La ayuda del campo «Publicar en» dice lo contrario, pero el aviso se difiere.

«Un anuncio ha desaparecido del portal de los alumnos»

Por qué pasa. Ha pasado su fecha de Caduca el. Deja de verse en los portales, aunque sigue en la lista de gestión marcado en rojo.

Cómo se arregla. Ábrelo con «Editar» y mueve la fecha de caducidad más adelante. Volverá a verse sin avisar otra vez a nadie.

«He editado las fechas y a todos les ha vuelto a llegar el aviso»

Por qué pasa. Vaciar «Publicar en» o moverlo a una fecha futura deja el anuncio como no publicado. Cuando vuelve a publicarse cuenta como una publicación nueva y se avisa otra vez.

Cómo se arregla. Para corregir el texto de un anuncio ya publicado, cambia solo el título o el cuerpo y no toques la fecha de publicación.

«Un profesor ha publicado un anuncio a su grupo y los tutores no han recibido el correo»

Es el comportamiento esperado. El correo de un anuncio de grupo alcanza a los tutores solo cuando lo publica el personal de gestión, no cuando lo publica un profesor.

Qué puedes hacer. El tutor sí ve ese anuncio en su portal. Si quieres que además le llegue el aviso, publícalo desde una cuenta de gestión.

«Un alumno dice que no le llega ningún anuncio de la sede»

Por qué pasa. La sede de un alumno para los anuncios sale de sus matrículas activas, no de la sede que figura en su ficha. Sin ninguna matrícula activa no es destinatario de ninguna cohorte.

Cómo se arregla. Comprueba sus matrículas y que estén en estado activo. Si solo quieres llegar a él, dirige el anuncio a su grupo.

«El cuerpo del mensaje no puede superar los 2000 caracteres»

Por qué pasa. El cuerpo tiene un tope de 2.000 caracteres de texto visible. El formato —negritas, listas, enlaces— no cuenta para ese límite.

Cómo se arregla. Acorta el texto, o parte el comunicado en dos anuncios.