Problemas con reglas y alertas

Situaciones frecuentes con los requisitos previos que se piden antes de crear alumnos o grupos y con los avisos automáticos que llegan al guardar, con su causa y qué hacer en cada caso.

Requisitos previos

«No puedo crear un alumno nuevo, el botón me lleva a una pantalla con un aviso»

Por qué pasa. Antes de abrir el alta, «Nuevo alumno» comprueba que exista lo necesario para matricular y facturar al alumno. Si falta algo, en vez del formulario sale la ventana «Faltan requisitos previos» con la lista exacta de lo que falta: un método de pago activo y, si tienes una sede elegida en el selector de sede, una temporada activa en esa sede y al menos un grupo con horario en ella.

Cómo se arregla. Completa lo que indique el aviso en Empresa › Academias → ficha de la academia:

• método de pago: en la pestaña «Pagos», da de alta al menos uno con «Activa» marcado;
• temporada: en la pestaña «Horario comercial», pulsa «Nueva temporada», revisa el nombre propuesto, pon su fecha de inicio y su fecha de fin, marca los días de apertura y pulsa «Guardar temporada»;
• grupo con horario: en la pestaña «Grupos» → «Nuevo grupo», y en el paso «Horario semanal» elige al menos una franja de la rejilla.

«No puedo crear un grupo, dice que faltan requisitos»

Por qué pasa. Para colocar el horario de un grupo, la academia necesita días de apertura configurados y al menos un aula activa: son las filas y las columnas de la rejilla de horarios. Si falta alguno, «Nuevo grupo» (y también añadir un horario a un grupo ya creado) muestra la ventana «Faltan requisitos previos» con lo que falta, en vez de abrir el formulario.

Cómo se arregla. En Empresa › Academias → ficha de la academia:

• días de apertura: en la pestaña «Horario comercial», elige la temporada, marca los días de la semana con su hora de apertura y de cierre, y pulsa «Guardar temporada»;
• aulas: en la pestaña «Aulas», da de alta un aula, o edita una existente y marca «Activa».

Ver Grupos y Aulas.

«No me deja descargar el fichero SEPA de la remesa, dice que falta el NIF, el IBAN o el BIC»

Por qué pasa. Los datos que faltan son los de la academia de la remesa, no los del alumno. Sin ellos el fichero saldría con datos de relleno que el banco rechaza, así que la descarga se bloquea y la ventana «Faltan requisitos previos» indica cuál falta.

Cómo se arregla. En Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Información»: el NIF está en la pestaña «Datos fiscales»; el «IBAN» y el «BIC / SWIFT», en la pestaña «Datos bancarios». Ver Problemas con cobros y deuda.

Avisos al guardar

«Me llegó un aviso de que el grupo tiene más plazas que el aula, pero no me deja guardar»

Es el comportamiento esperado. Ese aviso no impide guardar: el cambio del grupo ya se guardó. Solo informa de que las «Plazas máximas» del grupo superan el aforo de su aula. Es el único de estos avisos que, además de a quien guardó, les llega a todos los administradores, sea cual sea su sede. Cuando un guardado se bloquea de verdad, lo que aparece es otra ventana, «No se puede guardar», con el motivo.

Qué puedes hacer. Si no es intencionado, en Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Grupos» → «Editar» en el grupo → paso «Datos del grupo», baja las «Plazas máximas» o cambia el «Aula»; o sube el «Aforo (nº de alumnos)» del aula en la pestaña «Aulas» → «Editar». Si es intencionado, puedes ignorarlo.

«Un alumno lleva semanas sin tarifa y no se le cobra nada»

Por qué pasa. El alumno tiene una matrícula activa en la academia pero ninguna tarifa asignada en ella, y sin tarifa no se le factura. Al matricularlo, quien lo hizo recibió el aviso «… tiene matrícula activa pero ningún plan de tarifa asignado: no se le está facturando. Asígnale una tarifa.», pero nadie llegó a asignársela.

Cómo se arregla. Asígnale la tarifa desde su ficha → pestaña «Recibos» → apartado «Tarifas / Planes» → «Asignar tarifa / suplemento». Ver Tarifas.

«El sistema dice que hay dos alumnos con el mismo nombre, pero son personas distintas»

Es el comportamiento esperado. El aviso compara solo el nombre y los apellidos (sin tener en cuenta tildes ni mayúsculas) con los de los demás alumnos activos: no tiene ningún otro dato con el que distinguir a dos personas que se llaman igual. Es solo informativo y nunca impide guardar. Si los dos alumnos tienen fecha de nacimiento, el aviso indica si coincide o no, lo que ayuda a saber si es la misma persona.

Qué puedes hacer. Si son personas distintas, ignóralo.

«El profesor asignado no tiene el nivel del grupo y aun así se guardó»

Es el comportamiento esperado. Asignar a un grupo un profesor que no tiene su nivel está permitido (por ejemplo, para cubrir una ausencia): el sistema solo avisa, no lo impide.

Qué puedes hacer. Si el aviso refleja un error, cambia el «Profesor asignado» en Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Grupos» → «Editar» en el grupo → paso «Datos del grupo»; o añade ese nivel al profesor en la pestaña «Profesores» → «Editar» → paso «Datos del profesor» → sección «Perfil académico» → «Nivel académico». Ver Profesores.

Avisos de asistencia

«Al profesor le sigue apareciendo el aviso “Sesión de hoy sin pasar lista” aunque ya la pasó»

Es el comportamiento esperado. El aviso no desaparece en el mismo instante: el sistema lo revisa como mucho una vez cada cinco minutos, y solo mientras alguien está usando el panel. Además, para dar la lista por pasada basta con que haya al menos un alumno marcado; si todos siguen pendientes, cuenta como no pasada.

Qué puedes hacer. Espera unos minutos. Si el aviso sigue ahí, abre la clase con el botón «Pasar lista» del propio aviso y comprueba que al menos un alumno quedó marcado.