Problemas con clases y matrículas

Situaciones frecuentes al matricular alumnos y gestionar grupos, temporadas y aulas, con su causa y qué hacer en cada caso.

Matrícula de alumnos

«No me deja matricular al alumno, dice que está lleno»

Por qué pasa. La franja horaria concreta (día y hora) de ese grupo ya tiene todas sus plazas ocupadas con matrículas activas, o es el aula asignada a esa franja la que está al completo.

Cómo se arregla. Amplía las plazas: en Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Grupos» → edita el grupo → campo «Plazas máximas»; o en la pestaña «Aulas» → edita el aula → campo «Aforo (nº de alumnos)». También puedes abrir otra franja horaria para el grupo, o añadir al alumno a la lista de espera en Clientes › Lista de espera (solo visible si tienes activado el módulo «Solicitudes de plaza online»).

«No me deja matricular, dice que la temporada ya terminó»

Por qué pasa. La franja horaria elegida pertenece a una temporada cuya fecha de fin ya pasó.

Cómo se arregla. Elige una franja de la temporada vigente, o crea/clona una temporada nueva en Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Horario comercial».

«No me deja matricular, dice que se solapa con otra»

Por qué pasa. El alumno ya tiene otra matrícula activa en esa misma franja (mismo grupo, día y hora) con fechas que se solapan.

Cómo se arregla. Cierra la matrícula anterior: ficha del alumno → pestaña «Datos académicos» → pestaña de la temporada anterior → desmarca esa clase y guarda. Si esa temporada anterior ya ha terminado, el sistema no permite este cambio.

Grupos

«El grupo aparece con más alumnos que su aforo»

Es el comportamiento esperado. En «X / Y» del listado de grupos, X son los alumnos distintos matriculados e Y las plazas totales: por cada franja activa se suma el menor aforo entre el del grupo y el del aula. Es normal que Y supere las «Plazas máximas» del grupo si tiene varias franjas a la semana.

Qué puedes hacer. Nada que corregir: no es un aforo desbordado. Si quieres comprobar la cifra, suma por cada franja activa el menor aforo entre el del grupo y el del aula; ese es el valor de Y.

«El informe del grupo muestra el nivel pero no la asignatura del alumno»

Hoy no se puede. Mostrar una asignatura distinta por cada matrícula no es posible: el nombre que aparece en el informe sale siempre del nivel del grupo, no hay una asignatura propia de cada alumno matriculado.

Cómo hacerlo mientras tanto. Usa el nivel del grupo como referencia; si necesitas distinguir asignaturas, crea grupos separados por asignatura.

«Archivé el grupo y las sesiones futuras desaparecieron»

Es el comportamiento esperado. Al pasar el grupo a estado «Archivado» se cancelan automáticamente todas sus sesiones futuras; las pasadas no se tocan.

Qué puedes hacer. Cambia el estado del grupo desde Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Grupos» → edita el grupo → campo «Estado». Si vuelves a ponerlo en «Activo», se restauran solo las sesiones que se cancelaron por ese archivado.

«No puedo borrar el grupo»

Es el comportamiento esperado. Un grupo que todavía tiene alumnos matriculados no se puede borrar, para no dejarlos sin grupo.

Qué puedes hacer. Si quieres dejar de usarlo conservando su historial, archívalo en vez de borrarlo: Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Grupos» → «Editar» en ese grupo → campo «Estado» → «Archivado». Si de verdad quieres borrarlo, da antes de baja a sus alumnos (ficha del alumno → pestaña «Datos académicos» → pestaña de la temporada → desmarca esa clase y guarda) y después usa «Borrar» en ese grupo, en la misma pestaña «Grupos». Si la temporada de esas matrículas ya terminó, no podrás darlas de baja: en ese caso, archívalo. Desde la ficha del grupo (menú «Acciones» → «Borrar») el bloqueo es más estricto: también lo impiden las matrículas ya dadas de baja y las sesiones ya generadas.

«Le cambié el profesor al grupo y las clases pasadas siguen con el anterior»

Es el comportamiento esperado. Al cambiar el profesor de un grupo solo se actualizan las franjas y las sesiones futuras; las sesiones ya pasadas conservan quién impartió realmente esa clase.

Qué puedes hacer. Nada que corregir: las sesiones pasadas guardan a propósito quién dio realmente esa clase. El profesor nuevo ya consta en las franjas del grupo y en sus sesiones futuras.

«Cambié la cuota semanal del alumno matriculándolo o dándolo de baja de una clase y le siguió cobrando lo mismo»

Es el comportamiento esperado. Si el alumno tiene una tarifa por tramos, al matricularlo o darlo de baja de una clase el sistema intenta ajustarla a su nuevo número de clases semanales; pero si ese número no encaja en ningún tramo de tarifa configurado, deja su plan como estaba.

Qué puedes hacer. Revisa y amplía los tramos de tarifa de la academia para que cubran ese número de clases. Ver Tarifas.

Temporadas

«Al clonar la temporada me avisa de que ya se había clonado»

Es el comportamiento esperado. A partir de esa temporada ya se creó otra con el asistente (se crea en estado «Borrador») y, mientras esa temporada clonada exista, el asistente no crea otra para evitar duplicados.

Qué puedes hacer. Sigue trabajando sobre la temporada clonada que ya existe: su nombre, fechas y días de apertura se editan en Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Horario comercial» (pulsa sobre la temporada); sus grupos y franjas, en la pestaña «Grupos» de la misma ficha.

Rentabilidad del grupo

«El margen del grupo sale en blanco (—)»

Por qué pasa. Ningún profesor de las franjas de ese grupo tiene configurado su coste por hora, así que el sistema no puede calcular el margen.

Cómo se arregla. Configura el campo «Coste por hora (€)» en Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Profesores» → edita el profesor (ese campo solo aparece si tienes activado el módulo «Nóminas»).