Categorías de incidencia

El módulo de Categorías de incidencia sirve para mantener el catálogo de tipos de incidente que se pueden anotar a un alumno: conducta disruptiva, accidente, retraso reiterado… Cada categoría lleva su grupo, su gravedad y su color, y es la lista que se ofrece al registrar una incidencia desde la ficha del alumno.

También se conoce como: tipos de incidencia, catálogo de incidencias, partes, motivos de incidencia.

Dónde está el módulo de Categorías de incidencia

Empresa › Categorías de incidencia

Quién puede usar el módulo de Categorías de incidencia

• Administrador de la cuenta: ve el listado y puede crear, editar y eliminar categorías.
• Empleados: solo los que tengan concedido el módulo «Categorías de incidencia» en su perfil. Los perfiles Coordinador y Recepcionista no lo traen; el de Gerente sí.
• Profesores: no lo ven. Solo entran si se les da un perfil de empleado que incluya el módulo «Categorías de incidencia».
• Alumnos y tutores: no lo ven, ni desde su portal.

Datos de una categoría de incidencia

Campo	Qué es	Obligatorio
Incidencia	Nombre del tipo de incidente, por ejemplo «Conducta disruptiva» o «Retraso reiterado». Hasta 100 caracteres, y no puede repetirse.	Sí
Categoría	Grupo al que pertenece: «Conducta», «Convivencia», «Asistencia»… Se elige entre las ya usadas, o se crea una nueva sin salir del formulario.	Sí
Gravedad	Leve o Grave. Viene puesta en Leve.	Sí
Color	Color con el que se distingue la categoría en el listado. Viene en gris.	No
Orden	Número que decide su posición en el listado y en el desplegable de categorías. Viene a 0.	No

La Gravedad de la categoría es distinta de la gravedad de cada incidencia: la primera clasifica el tipo de incidente y solo tiene dos valores; la segunda se elige incidencia a incidencia y tiene tres (Baja, Media, Alta).

Crear una categoría de incidencia

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Categorías de incidencia» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Categorías de incidencia → botón «Crear Categoría de incidencia».

1. Pulsa «Crear Categoría de incidencia».
2. Escribe la Incidencia.
3. Elige la Categoría. Si la que quieres no está en la lista, créala ahí mismo: pide solo el Nombre de la categoría.
4. Elige la Gravedad: Leve o Grave.
5. Si quieres, cambia el Color y el Orden.
6. Pulsa «Crear».

Resultado: la categoría queda creada y aparece de inmediato como opción al registrar una incidencia en la ficha de un alumno.

También se dice: dar de alta una categoría, añadir un tipo de incidencia.

Editar una categoría de incidencia

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Categorías de incidencia» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Categorías de incidencia → la categoría → botón «Editar».

1. Cambia los campos que necesites.
2. Pulsa «Guardar cambios».

Qué no se puede cambiar: ningún campo queda bloqueado. Cambiar el nombre, la gravedad o el color de una categoría afecta también a las incidencias ya registradas con ella, porque se quedan apuntando a la misma categoría.

También se dice: modificar, cambiar el nombre, corregir una categoría.

Eliminar una categoría de incidencia

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Categorías de incidencia» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Categorías de incidencia → la categoría → «Editar» → botón «Borrar». ¿Se puede deshacer?: no. La categoría se destruye y no hay papelera de la que recuperarla. Antes de empezar: una categoría con incidencias registradas no se deja eliminar. Reasigna primero esas incidencias a otra categoría.

1. Pulsa «Borrar».
2. Confirma con «Sí, eliminar».

Qué se pierde y qué se conserva: la categoría desaparece del listado y del desplegable de categorías. Las incidencias de los alumnos no se tocan.

También se dice: borrar, quitar una categoría.

Eliminar varias categorías de incidencia a la vez

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Categorías de incidencia» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Categorías de incidencia → casillas de la izquierda → menú de acciones en bloque → «Borrar seleccionados».

1. Marca las casillas de las categorías que quieras eliminar.
2. Pulsa «Borrar seleccionados» y confirma.

Resultado: se eliminan todas las seleccionadas. Si entre ellas hay alguna con incidencias registradas, no se elimina ninguna: aparece el aviso «No se puede eliminar una categoría con incidencias registradas.» y la operación se detiene entera.

También se dice: borrado en bloque, eliminar en lote.

Registrar una incidencia a un alumno

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los alumnos y los tutores. Los profesores ven las incidencias en el expediente de sus alumnos, pero no las registran desde ahí: tienen su propia vía, en la sección siguiente. Dónde: Clientes › Alumnos → el alumno → pestaña «Incidencias» → botón «Registrar incidencia».

1. Pulsa «Registrar incidencia».
2. Si la incidencia ocurrió en una clase, elige la Sesión. Es opcional: se puede dejar en «Sin sesión asociada».
3. Elige la Categoría. También es opcional: se puede dejar en «Sin categoría».
4. Elige la Gravedad: Baja, Media o Alta. Viene puesta en Media.
5. Escribe la Descripción de lo ocurrido.
6. Pulsa «Crear».

Resultado: la incidencia queda registrada con la fecha del día y en estado abierto. Si la asociaste a una clase, esa clase queda marcada con «Tiene una incidencia registrada».

También se dice: poner un parte, anotar un incidente, registrar una falta de conducta.

Registrar una incidencia siendo profesor

Quién puede: los profesores, sobre los alumnos de sus clases y sin ningún módulo concedido, y también el equipo de gestión. Quién no: los alumnos y los tutores. Dónde: Academia › Horario del profesor → la clase → menú (⋮) → «Incidencia».

1. Abre el menú (⋮) de la clase en la que ocurrió.
2. Pulsa «Incidencia».
3. Elige los alumnos a los que se la quieres poner. Solo salen los de esa clase, y puedes marcar varios.
4. Elige la Categoría —opcional, se puede dejar en «Sin categoría»— y la Gravedad: Baja, Media o Alta. Viene puesta en Media.
5. Escribe la Descripción de lo ocurrido.
6. Confirma.

Resultado: aparece «Incidencia registrada» y queda una incidencia abierta por cada alumno marcado, asociada a esa clase. Salen en la pestaña «Incidencias» de cada ficha.

Qué no se puede cambiar: un profesor registra incidencias, pero no las edita ni las resuelve después: eso es del equipo de gestión.

También se dice: poner un parte desde mi horario, avisar de un incidente en clase.

Resolver una incidencia

Quién puede: quien pueda editar las incidencias de ese alumno; en la práctica, el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los alumnos, los tutores y los profesores. Dónde: Clientes › Alumnos → el alumno → pestaña «Incidencias» → la incidencia → menú (⋮) → «Marcar resuelto».

1. Pulsa «Marcar resuelto».
2. Escribe la Nota de resolución. Es obligatoria.
3. Confirma.

Resultado: aparece el aviso «Incidencia resuelta». La incidencia deja de contar entre las abiertas del alumno y queda registrado quién la cerró y cuándo.

Qué no se puede cambiar: es una operación de una sola vez. Una incidencia ya resuelta no vuelve a ofrecer el botón y no pierde su primer cierre.

También se dice: cerrar una incidencia, dar por resuelto un parte.

El paquete estándar de categorías de incidencia

Isiscampus trae nueve categorías de partida, repartidas en seis grupos: Conducta («Comportamiento disruptivo», «Uso del móvil»), Convivencia («Conflicto entre alumnos», «Falta de respeto»), Asistencia («Ausencia reiterada»), Académico («Falta de materiales», «Rendimiento académico»), Seguridad («Accidente / Lesión») y General («Otros»).

Se cargan solas al montar la primera sede con el asistente de configuración inicial. En una cuenta que ya venía funcionando pueden estar cargadas de antes, editadas o eliminadas: son categorías normales y corrientes, y se cambian como cualquier otra.

Qué no se puede hacer en el módulo de Categorías de incidencia

• Recuperar una categoría eliminada: no hay papelera ni pantalla de restauración. Si la necesitas otra vez, créala de nuevo.
• Eliminar una categoría que está en uso: primero hay que reasignar sus incidencias a otra categoría.
• Volver a cargar el paquete estándar: las nueve categorías de partida solo entran con la configuración inicial de la sede; desde este listado no hay ningún botón para recargarlas.
• Registrar una incidencia desde aquí: las incidencias se anotan en la pestaña «Incidencias» de la ficha del alumno, o desde el horario del profesor.
• Repetir el nombre: dos categorías no pueden llamarse igual.

Problemas frecuentes con las categorías de incidencia

«No me deja eliminar una categoría»

Por qué pasa. La categoría tiene incidencias registradas, y el panel impide borrarla para no dejarlas sin clasificar. El aviso lo dice así: «No se puede eliminar una categoría con incidencias registradas.», y debajo «Incidencias que quedarían sin clasificar: N. Reasígnalas a otra categoría antes de borrar esta.»

Cómo se arregla. Abre la ficha de cada alumno afectado, en la pestaña «Incidencias» edita esas incidencias y cámbialas de categoría. Después vuelve a intentarlo. El listado de categorías tiene una columna «Incidencias» que te dice de antemano cuántas hay.

«Hay dos gravedades y no sé cuál estoy tocando»

Por qué pasa. La gravedad aparece en dos sitios distintos: en la categoría (Leve o Grave), que clasifica el tipo de incidente, y en cada incidencia del alumno (Baja, Media o Alta), que valora el caso concreto. No se copian la una a la otra.

Cómo se arregla. Si quieres cambiar cómo se clasifica ese tipo de incidente, edita la categoría en Empresa › Categorías de incidencia. Si quieres cambiar la valoración de un caso, edita la incidencia en la pestaña «Incidencias» de la ficha del alumno.

«He cambiado el Orden y el listado sigue igual»

Por qué pasa. El listado se ordena por Orden solo mientras no hayas pulsado ninguna otra cabecera de columna. Al ordenar por nombre, categoría o gravedad, el campo Orden deja de mandar en esa vista.

Cómo se arregla. Pulsa la cabecera de la columna «Orden» para volver a ordenar por ella. El desplegable de categorías del formulario de incidencias respeta siempre ese orden, mires como mires el listado.

«Han aparecido categorías que yo no he creado»

Es el comportamiento esperado. Las nueve categorías del paquete estándar se cargan solas al montar la primera sede con el asistente de configuración inicial.

Qué puedes hacer. Edita las que quieras adaptar y elimina las que no vayas a usar. Las que ya tengan incidencias registradas no se dejarán borrar hasta que reasignes esas incidencias.

«Un profesor no ve el módulo de Categorías de incidencia»

Es el comportamiento esperado. El módulo es de administración: los profesores no tienen en su menú el catálogo de categorías. Registrar incidencias sí pueden, desde Academia › Horario del profesor, y ahí eligen categoría de esta misma lista.

Qué puedes hacer. Si necesitas que un profesor mantenga el catálogo, dale un perfil de empleado que incluya el módulo «Categorías de incidencia». Ni registrar incidencias desde su horario ni verlas en el expediente de sus alumnos requieren ese perfil.