Tarifas

El módulo de Tarifas sirve para definir los precios recurrentes de una sede: la cuota mensual de cada plan de pago, su cuota de matrícula y su descuento por hermanos. Las tarifas se asignan a los alumnos a través de sus planes de pago y son la base de los recibos que se emiten cada mes. Para cobros por horas prepago, ver Bonos de horas.

También se conoce como: precios, cuotas, mensualidades, planes de precio.

Dónde está el módulo de Tarifas

Empresa › Academias → la academia → pestaña Precios.

Las tarifas no son una entrada propia del menú: viven dentro de la ficha de cada sede, en la pestaña Precios, que comparten con el catálogo de bonos de horas. Cada sede tiene sus propias tarifas.

Quién puede usar el módulo de Tarifas

• Administrador de la cuenta: ve y gestiona las tarifas de todas las sedes.
• Empleados: los que tengan concedido el módulo «Academias» y la pestaña «Precios» sin denegar en su perfil. El perfil Gerente lo trae; los perfiles Coordinador y Recepcionista no.
• Profesores: no lo ven. Solo entran si se les da un perfil de empleado que incluya ese módulo.
• Alumnos y tutores: no lo ven. En su portal ven sus recibos, no el catálogo de precios.

Datos de una tarifa: nombre e importes

Campo	Qué es	Obligatorio
Nombre	Cómo se identifica la tarifa. Hasta 100 caracteres y no puede repetirse dentro de la misma sede.	Sí
Cuota mensual (€)	Importe que se factura cada mes a cada alumno con esta tarifa.	Sí
Cuota de matrícula (€)	Cargo único que se cobra al iniciar el plan del alumno. 0 si no hay.	No
Activa	Si la tarifa se puede asignar a alumnos. Viene marcada al crear.	No
Descripción / Condiciones	Texto libre con condiciones o notas internas.	No

Datos de una tarifa: descuentos, tramo y vigencia

Campo	Qué es	Obligatorio
Descuento por hermanos (%)	Porcentaje que se descuenta de la cuota mensual mientras el alumno tenga un hermano en activo. 0 = sin descuento.	No
Descuento en euros	Ayuda de cálculo: escribes el importe y se rellena el porcentaje equivalente. No se guarda.	No
Auto-asignable por tramo	Si la tarifa entra en el reparto automático por número de clases. Viene marcada.	No
Clases por semana	Tramo de clases semanales que cubre la tarifa. Si la sede factura por duración, el campo pasa a ser Horas por semana.	No
Temporada	Al elegirla, rellena las fechas de vigencia con su rango y las limita a él.	No
Válida desde / Válida hasta	Vigencia de la tarifa. En blanco, sin límite.	No

Crear una tarifa

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la academia → pestaña Precios → botón «Crear tarifa».

1. Pulsa «Crear tarifa».
2. Escribe el Nombre y la Cuota mensual (€).
3. Rellena, si procede, la Cuota de matrícula (€) y el Descuento por hermanos (%).
4. Si la sede reparte precios por tramos, mueve el control Clases por semana hasta el tramo que cubra.
5. Elige la Temporada, o escribe a mano Válida desde y Válida hasta.
6. Pulsa «Crear».

Resultado: la tarifa queda creada y activa, y ya se puede asignar a los planes de los alumnos de esa sede.

Si falla: «Ya existe una tarifa con este nombre en la academia.» → elige otro nombre.

También se dice: dar de alta una tarifa, crear una cuota, añadir un precio.

Editar una tarifa

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la academia → pestaña Precios → la tarifa → menú (⋮) → «Editar».

1. Cambia los campos que necesites.
2. Pulsa «Guardar cambios».

Qué no se puede cambiar: ningún campo queda bloqueado, pero el nombre sigue sin poder repetirse en la sede, y la nueva vigencia no puede solaparse con la de otra tarifa auto-asignable en el mismo tramo.

Ojo: cambiar la cuota mensual no reprecia los planes ya creados sobre esa tarifa de golpe. Para mover a los alumnos a otro precio, usa «Transicionar alumnos».

También se dice: modificar, cambiar el precio, corregir una tarifa.

Clonar una tarifa

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la academia → pestaña Precios → la tarifa → menú (⋮) → «Clonar».

1. Pulsa «Clonar». Se propone un nombre con el sufijo «(copia)».
2. Cámbialo si quieres: la copia necesita un nombre distinto.
3. Pulsa «Clonar tarifa».

Resultado: se crea una copia inactiva con el mismo importe, fechas y tramo. Sale el aviso «Tarifa clonada». La copia no arrastra los alumnos de la original: revisa fechas y tramo antes de activarla.

Por qué nace inactiva: una tarifa inactiva nunca solapa con otra, así que copiar fechas y tramo tal cual no rompe nada.

También se dice: duplicar una tarifa, copiar un precio.

Eliminar una tarifa

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la academia → pestaña Precios → la tarifa → menú (⋮) → «Borrar». También se pueden marcar varias con las casillas y usar «Borrar seleccionados». ¿Se puede deshacer?: no desde el panel. La tarifa se archiva en lugar de destruirse, pero no hay ninguna pantalla para recuperarla. Alternativa: desmarcar Activa la retira del catálogo sin tocar nada más. Antes de empezar: una tarifa con alumnos que la tienen vigente no se puede eliminar. Transiciónalos antes a otra tarifa.

1. Pulsa «Borrar».
2. Confirma.

Qué se pierde y qué se conserva: la tarifa desaparece del catálogo. Los planes de pago históricos que la mencionan se conservan.

También se dice: borrar, quitar una tarifa.

Transicionar alumnos a otra tarifa

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la academia → pestaña Precios → la tarifa de origen → menú (⋮) → «Transicionar alumnos».

1. Pulsa «Transicionar alumnos». Arriba verás cuántos planes se van a mover.
2. Elige la Nueva tarifa entre las activas de la sede.
3. Fija la Fecha de transición. Por defecto, hoy.
4. Pulsa «Transicionar».

Resultado: los planes vigentes de esa tarifa se cierran en la fecha indicada y se crean planes nuevos con la tarifa de destino, que empiezan al día siguiente. Se conserva el descuento que cada alumno tuviera. Nunca se vuelve a cobrar matrícula: cambiar de tarifa a un alumno ya matriculado no genera un cargo de alta.

También se dice: cambio de precio de temporada, mover a los alumnos de tarifa, subir la cuota.

Tarifa por tramo de clases semanales

Una tarifa puede cubrir, opcionalmente, un tramo de clases semanales. Una «clase» es cada franja semanal en la que el alumno está matriculado: quien asiste lunes, miércoles y viernes tiene 3 clases por semana.

Con el control deslizante defines el tramo: de 1 a 2 clases, de 3 a 4, 5 o más… Deja un extremo abierto para «sin suelo» o «sin techo». Si no mueves el control, la tarifa vale para cualquier número de clases y no participa en el reparto por tramos.

En la lista, la columna Clases/sem. enseña el tramo de cada tarifa, y «Cualquiera» cuando no tiene ninguno.

Si la sede está configurada para facturar por duración en lugar de por número de clases, el mismo control pasa a llamarse Horas por semana y el tramo se mide en horas semanales, redondeadas al entero más cercano.

Dos tarifas en las mismas fechas

Dos tarifas activas pueden convivir en las mismas fechas siempre que cubran tramos distintos: por ejemplo, una de 1 a 2 clases y otra de 3 a 4. El panel impide crear dos tarifas auto-asignables que se solapen a la vez en fechas y en tramo.

Lo que sí se permite es que una tarifa auto-asignable y otra manual compartan fechas y tramo: es el caso de una variante con descuento que se asigna a mano. Al guardarla sale el aviso «Dos tarifas en el mismo tramo», que no bloquea nada: solo recuerda que únicamente una de ellas entra en el reparto automático.

Para dejar una tarifa fuera del reparto automático, desmarca Auto-asignable por tramo.

Asignación automática por tramo

Cuando una sede define tarifas por tramos, el panel reajusta solo la tarifa del alumno al matricularlo, cambiarlo de grupo o darle de baja una clase:

• Cuenta sus clases semanales y le aplica la tarifa cuyo tramo lo cubre.
• Actualiza la cuota base del plan respetando el descuento que ya tuviera.
• Solo toca los planes que ya seguían una tarifa por tramos y auto-asignable. Los planes con importe manual, o sobre una tarifa sin tramo, se quedan como están.

Si la sede no tiene ninguna tarifa activa con tramo, el reparto automático no actúa y nada cambia.

Cuando ningún tramo encaja

Si el alumno queda con un número de clases que ninguna tarifa cubre —por ejemplo, 5 clases cuando solo hay tramos hasta 4—, el panel no cambia su plan y avisa por la campana y con un aviso emergente para que revises las tarifas o el plan a mano.

El aviso se resuelve solo en cuanto el alumno vuelve a un número de clases cubierto por alguna tarifa.

Previsualización en la facturación del alumno

Al gestionar la Facturación de un alumno, el panel muestra por adelantado qué tarifa por tramo le corresponde según su horario actual: cuenta sus clases semanales y señala el tramo que encaja, antes incluso de guardar ningún cambio en su plan.

Cuota de matrícula

Además de la cuota mensual, una tarifa puede llevar una cuota de matrícula: un importe único que se cobra una sola vez, al iniciar el plan del alumno.

• Es independiente de la mensualidad y aparece como una línea de recibo aparte.
• Una vez cobrada, no vuelve a facturarse aunque el plan siga mes a mes.
• Condonación: se puede eximir la matrícula de un alumno concreto —una promoción, un caso especial—, dejando escrito el motivo. Un plan con la matrícula eximida no la cobra.
• El descuento por hermanos nunca la toca: la matrícula se cobra íntegra.

Descuento por hermanos

Cada tarifa puede llevar un descuento por hermanos: un porcentaje que se aplica automáticamente a la cuota mensual del alumno cuando tiene un hermano matriculado a la vez.

• Quién es hermano: otro alumno con el que comparte un tutor padre o madre.
• Cuándo se aplica: solo mientras el hermano esté en activo en el mes que se factura, con plan y matrícula vigentes en ese periodo. La comprobación mira ese mes y no el día en que se lanza la facturación, así que facturar septiembre en agosto trata igual a los dos hermanos.
• A quién: lo reciben todos los alumnos que cumplen la condición, no solo el segundo.
• Solo la mensualidad: la cuota de matrícula se cobra íntegra.

El descuento se aplica al facturar, así que empieza a surtir efecto en cuanto un alumno cumple la condición y deja de aplicarse si el hermano causa baja, sin tocar nada a mano.

Activar o desactivar el descuento por hermanos en una sede

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la academia → pestaña Avanzado → pestaña Negocio.

1. Marca o desmarca Aplicar descuento por hermanos.
2. Guarda.

Resultado: con el interruptor apagado no se aplica ningún descuento por hermanos al facturar, aunque las tarifas tengan un porcentaje configurado. Al apagarlo desaparece también la elección de cómo se combina con el descuento del plan.

También se dice: quitar el descuento de familia, apagar el descuento por hermanos.

Cómo se combina con el descuento del plan

Si un alumno ya tiene un descuento manual en su plan, la sede decide cómo se combina con el de hermanos en Empresa › Academias → la academia → pestaña Avanzado → pestaña Negocio:

Modo	Cómo se calcula
Compuesto (sobre el neto)	Por defecto. El porcentaje de hermanos se aplica sobre el importe ya rebajado por el descuento manual.
Aditivo (sobre la base)	Se suman los dos porcentajes y se aplican a la cuota base, con tope del 100%.
Excluyente (el mayor)	Se aplica solo el mayor de los dos; no se acumulan.

Planes de pago del alumno

Una tarifa llega al alumno a través de su plan de pago, que se gestiona en la ficha del alumno, pestaña Recibos, bloque Tarifas / Planes. El plan indica:

• qué tarifa aplica, o un importe manual sin tarifa de plantilla;
• la fecha de inicio y la de fin;
• el descuento aplicado y la cuota efectiva resultante.

El descuento del plan se guarda siempre como porcentaje sobre la cuota mensual. Para no tener que calcularlo a mano, junto al campo de porcentaje hay un campo auxiliar de descuento en euros: escribes el importe a descontar y el panel rellena el porcentaje equivalente. Es solo una ayuda de cálculo, ese importe no se guarda y al reabrir el plan aparece en blanco; lo que queda registrado es el porcentaje.

Qué no se puede hacer en el módulo de Tarifas

• Compartir tarifas entre sedes: cada sede tiene su propio catálogo.
• Recuperar una tarifa eliminada: el panel no tiene papelera ni pantalla de restauración.
• Eliminar una tarifa con alumnos vigentes: hay que transicionarlos antes a otra tarifa.
• Repetir el nombre de una tarifa dentro de la misma sede.
• Solapar dos tarifas auto-asignables a la vez en fechas y en tramo de clases.
• Cambiar el precio de los planes ya creados editando la tarifa: para eso está «Transicionar alumnos».

Problemas frecuentes con las tarifas

«No se puede eliminar la tarifa»

Por qué pasa. La tarifa tiene alumnos con un plan vigente sobre ella. El aviso lo dice así: «Tiene alumnos con esta tarifa vigente. Transiciónalos a otra tarifa antes de eliminarla.»

Cómo se arregla. Usa «Transicionar alumnos» para moverlos a otra tarifa activa y vuelve a intentarlo. Si solo quieres dejar de ofrecerla, desmarca Activa en lugar de borrarla.

«Ya existe una tarifa con este nombre en la academia»

Por qué pasa. Dos tarifas de la misma sede no pueden llamarse igual. El nombre de una tarifa borrada sí queda libre.

Cómo se arregla. Elige otro nombre. Al clonar, el panel ya propone uno con el sufijo «(copia)».

«He subido la cuota mensual y los alumnos siguen pagando lo de antes»

Es el comportamiento esperado. Editar la cuota de una tarifa no reprecia por sí solo los planes ya creados sobre ella.

Qué puedes hacer. Abre el menú (⋮) de la tarifa y usa «Transicionar alumnos» hacia la tarifa con el precio nuevo: se conserva el descuento de cada uno y no se vuelve a cobrar matrícula.

«Dos tarifas en el mismo tramo»

Es el comportamiento esperado. Es un aviso, no un error: has dejado dos tarifas activas conviviendo en las mismas fechas y el mismo tramo, y una de las dos es manual.

Qué puedes hacer. Nada, si es lo que buscabas —por ejemplo una variante con descuento que asignas a mano—. Solo la auto-asignable entra en el reparto automático; la manual hay que ponerla alumno por alumno.

«A un alumno no se le ha ajustado la tarifa al cambiarle el horario»

Por qué pasa. El reparto automático solo mueve planes que ya iban sobre una tarifa con tramo y marcada como auto-asignable. Si su número de clases no lo cubre ninguna tarifa, el plan se queda como estaba y salta un aviso por la campana.

Cómo se arregla. Comprueba que exista una tarifa activa cuyo tramo cubra sus clases, y que esté marcada como Auto-asignable por tramo. Si no, ajusta el plan a mano.

«El descuento por hermanos no se aplica»

Por qué pasa. Puede ser por tres motivos: la tarifa tiene 0 en Descuento por hermanos (%), el interruptor de la sede está apagado, o el hermano no estaba en activo en el mes que se factura.

Cómo se arregla. Revisa el porcentaje de la tarifa y el interruptor Aplicar descuento por hermanos de la sede, en la pestaña Avanzado › Negocio. Comprueba además que los dos alumnos comparten un tutor padre o madre.